1. Logga in i IdrottOnline via https://login.idrottonline.se/.
2. Klicka på Idrottsmedel i toppmenyn.
3. Klicka på Hantera idrottsmedel i vänstermenyn.
4. Klicka på + Lägg till idrottsmedel för att skapa ett nytt idrottsmedel.
5. Ange alla parametrar som ska gälla för detta specifika idrottsmedel.
- Om det inte ska vara sökbart utan endast tillgängligt för manuella ärenden, markera Ej ansökningsbart - Endast manuella ärenden.
- Om underliggande medel ska kunna byta ansökningsformulär/återrapportformulär, avmarkera Ej redigerbar.
- En samlad pott eller ska budgeten för medlet fördelas i underliggande potter? Fördelen med underliggande potter är att det ger möjlighet till olika ansökningsformulär för olika potter och budgeterade pengar kan flyttas löpande mellan de olika potterna.
Om budgeten inte ska fördelas fyll i följande fält:
1. Beskrivning: ange en beskrivning.
2. Extra ärendefält: lägg till frågor som alla handläggare ska besvara.
3. Ansökningar: lägg till ett ansökningsformulär.
4. Återrapportering: lägg till ett formulär om föreningen ska återrapportera.
Om budgeten ska fördelas, gör följande:
1. Kryssa i rutan Aktivera fördelning av budget så skapas möjligheten att fördela budget och skapa underliggande potter. Detta medel blir en budgetfördelare, inga ärenden och ansökningar kommer att ske på detta medel utan endast på underliggande potter.
2. Öppna vyn Fördela budget och skapa de underliggande potterna som medlet ska fördelas på. Det är möjligt att skapa nya potter löpande så alla underliggande potter behöver inte skapas initialt.
Varje pott blir ett underliggande medel och bereds och aktiveras sedan per medel. I exemplet nedan valde ett förbund att fördela sin budget i två underliggande potter där föreningar kan söka två olika medel; Tre kronors hockeyskola och Flickor i hockey.
Om rutan Ej ansökningsbart medel kryssas i så kan ingen ansökan skickas in. Det visas fortfarande i listan över idrottsmedel men när någon försöker skicka in en ansökan så visas ett meddelande om att det inte går att söka (knappen Skicka in är inaktiv). Föreningar kan inte ansöka om medlet utan att kontakta ägande organisation. Handläggare på den ägande organisationen skapar ett manuellt ärende åt föreningen.
Denna avstängning (Ej ansökningsbart medel) kan aktiveras för aktiva medel som inte har passerat slutdatum. Om avstängningen sker efter att en organisation har sparat en ansökan och sedan försöker skicka in den så meddelar systemet att det inte längre är möjligt att skicka in ansökningar till detta idrottsmedel.
Ändra period för ansökan och återrapport
Det är möjligt att ändra period för ansökan och återrapporter på ett aktiverat medel. Reglerna för detta är följande:
- Perioden skall kunna ändras för en överpott oavsett status planerad eller aktiverad.
- Om det i överpotten är angett att formulär och period är obligatoriska så ändras perioden även på underliggande medel. Om inte, så påverkas inte underliggande medel.
Perioderna påverkas inte av manuella ärenden. Genom att ändra perioden och stänga den så döljs idrottsmedlet från att visas i listan över sökbara medel.
Exempel:
Ett specialidrottsförbund (SF) har ett medel som heter Idrottsmedel X med ansökningsperiod 1 januari – 31 december. SF vill att medel ska visas så att föreningar kan läsa om det men inte ansöka och endast skapa manuella ärenden. Handläggaren markerar då rutan Ej ansökningsbart - endast för manuella ärenden.
Ett specialidrottsförbund (SF) har ett medel som heter Idrottsmedel Y med ansökningsperiod 1 januari – 31 december. SF vill inte att medel ska visas för föreningar men vill fortfarande ha möjlighet att skapa manuella ärenden. I detta fall anger handläggaren ett slutdatum på ansökningsperioden som är tidigare än dagens datum. Manuella ärenden kan alltid skapas oavsett ansökningsperiod så länge perioden för medlet är inom start- och slutdatum.